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The ETIS Project is co-funded by the E-Content program of the European Union.

Répondre à un appel d'offres

A qui s'adresser pour soumettre une offre ou une candidature ?

Sur chaque avis de marché figurent les coordonnées de l'acheteur public à qui vous devez vous adresser pour obtenir le dossier de consultation et à qui vous pourrez ensuite envoyer votre offre ou votre candidature. Cette information figure généralement dans le 1er paragraphe de l'avis de marché.

 

 

Comment demander le dossier de consultation ?

Les documents de la consultation doivent être réclamés par écrit au pouvoir adjudicateur ou à l'entité adjudicatrice.

 

 

Quels sont délais pour soumettre une offre ou une candidature ?

Toutes les procédures marchés publics précisent les délais que les acheteurs publics doivent respecter dans le cadre de ces procédures. Les délais sont strictement définis. Ils fixent la date limite de réception des offres (et non pas la date limite d'envoi). N'oubliez donc pas de tenir compte des délais d'acheminement postaux. Les offres étant par essence confidentielles, les envois par télécopie sont en général interdits.

 

 

Quels documents devez-vous produire à l'appui de votre candidature ?

Les acheteurs publics peuvent exiger du soumissionnaire un certain nombre de documents justifiant de son existence légale et de ses capacités économiques et techniques pour mener à bien les travaux, fournir les services ou livrer les fournitures concernées, à savoir :

· Situation personnelle du candidat ou du soumissionnaire :

- la production d'un extrait du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document équivalent délivré par l'autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d'origine ou de provenance, prouvant que le candidat ou le soumissionnaire n'a pas :

o été condamné pour participation à une organisation criminelle, fraude, corruption, blanchiment de capitaux,

o n'est pas en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activité,

o n'a pas, en matière professionnelle, commis une faute grave

- un certificat délivré par l'autorité compétente de l'État membre concerné prouvant que la candidat ou le soumissionnaire est en en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale et ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays où il est établi ou celles du pays du pouvoir adjudicateur.

 

· Habilitation à exercer l'activité professionnelle :

- justificatif de son inscription au registre de la profession ou au registre du commerce ou à fournir une déclaration sous serment ou un certificat

 

· Capacité économique et financière :

Les acheteurs publics réclament usuellement :

- des déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, la preuve d'une assurance des risques professionnels;

- la présentation des bilans ou d'extraits des bilans, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation du pays où l'opérateur économique

est établi;

- une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activités faisant l'objet du marché.

D'autres documents peuvent être réclamés pour justifier de la capacité économique et financière des soumissionnaires. Dans tous les cas, ces documents doivent être proportionnés à l'objet du marché et être de nature non-discriminatoires.

 

· Capacité technique et/ou professionnelle :

Chaque directive comporte une liste exhaustive des justificatifs qui peuvent être demandés aux soumissionnaires/candidats. Tout dépend de la nature, de la quantité et de l'objet des travaux ou des services concernés.

 

 

Dans quelle langue dois-je soumettre mon offre/candidature ?

A peu d'exceptions près, les appels d'offres sont publiés dans la langue nationale de l'acheteur public. Des résumés sont toutefois traduits dans toutes les langues officielles de l'UE lorsque le marché fait l'objet d'une publication au Journal officiel de l'UE. Il faut donc s'attendre à devoir répondre à l'appel d'offres dans la langue nationale de l'acheteur public. Les contrats privés ne sont guère différents en ce sens ; pour obtenir des contrats, il faut souvent s'assurer d'être compris par son interlocuteur.

 

 

Puis-je négocier avec le pouvoir adjudicateur (ou l'entité adjudicatrice) dans le cadre d'une procédure ouverte/restreinte ?

Normalement non. Les marchés publics sont très formalisés et ne permettent pas la flexibilité et la négociation. L'acheteur public précise ce qu'il recherche, une offre est établie par les soumissionnaires sur la base de ces besoins et après une période dévaluation, l'acheteur public confirme quelle entité a remporté le marché. Les spécifications techniques ne sont en principe pas négociables même si vous êtes à même, par exemple, de proposer des solutions techniques plus performantes que celles prévues dans le dossier de consultation. Avant de faire des suggestions qui peuvent différer des spécifications prévues au dossier de consultation, assurez-vous que vous êtes autorisé à le faire.

 

 

Mon offre est-elle légalement contraignante ?

Oui. Les offres soumises dans le cadre d'un appel d'offres sont légalement contraignantes. Si vous remettez une offre et que votre offre est acceptée, il n'est plus possible de vous rétracter ou de modifier vos prix. Dans le cas contraire, des dommages et intérêts peuvent vous être réclamés. Il est donc fortement conseillé de rédiger très attentivement votre offre. Vérifiez tout particulièrement les prix, notamment lorsque des sous-traitants sont impliqués, les délais de livraison que vous pouvez assurer, et que vous disposez des ressources humaines suffisantes pour mener à bien les marchés de services ou travaux requis.

 

 

Puis-je soumettre une offre conjointement à une autre entreprise ?

Oui. La directive travaux, fournitures et services prévoit que des groupes d'entrepreneurs, de fournisseurs ou de prestataires de services puissent répondre ensemble à un appel d'offres, sans avoir à constituer une entité légale. Cependant, si le contrat leur est attribué, il peut leur être demandé de se constituer en entité légale si cela s'avère nécessaire pour la bonne réalisation du contrat. Rien n'empêche un GEIE (Groupement européen d'intérêt économique selon le règlement du Conseil No 2137/85 du 25 Juillet 1985) de répondre à un appel d'offres. En 1997, la Commission a adopté une communication intitulée “participation des GEIE aux marchés publics et programmes financés par des fonds publics » (COM(97) 434 final du 9.9.1997 – JOCE C 285 , 20.09.1997). La communication rappelle la nature du GEIE et clarifie certaines de ses caractéristiques ainsi que son fonctionnement de manière à lui garantir la possibilité de soumissionner à des marchés publics, sur un pied d'égalité avec les autres entreprises.

 

 

Si un marché est divisé en plusieurs lots, est-il possible de soumissionner pour certains lots seulement ?

Les marchés au dessus et en dessous des seuils communautaires peuvent être séparés en plusieurs lots ou marchés, mais ils doivent néanmoins faire l'objet d'une publication. Il est possible de soumissionner pour certains des lots seulement à condition que l'acheteur public le permette. Les pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ne sont pas autorisés à subdiviser un marché en plusieurs lots de moindre valeur dans le seul but d'éviter la publicité et la mise en concurrence. Il est important de le préciser car les implications sont fortes en terme de marchés publics. En effet, certains marchés de fournitures pourraient être traités comme des marchés de travaux et échapper ainsi à la publicité et la mise en concurrence à l'échelon européen. Prenons l'exemple de la rénovation et transformation d'un bâtiment industriel. Le projet total est évalué à moins de 4 845 000 €. Le volet construction s'élève à 2 000 000 € et le volet fournitures (renouvellement du matériel technique) s'élève à 3 000 000 €. On pourrait estimer qu'il s'agit d'un marché de construction non soumis à publicité européenne car n'atteignant pas le seuil de 4 845 000 € réservé aux marchés de travaux. Or les directives précisent qu'il s'agit en fait d'un marché de fournitures, car le volet fournitures est plus important que le volet construction. Le seuil pour les marchés de fournitures étant de 193 000 € (cas des collectivités territoriales), la publicité européenne est donc obligatoire dans ce cas concret.

 

 

 

Quel est le coût de la réponse à un appel d'offres?

La réponse proprement dite à un appel d'offres est en principe gratuite. Cependant, il faut tenir compte des coûts induits par la constitution du dossier de candidature (temps homme pour rédiger l'offre, rassembler les documents demandés, traduire certains documents…). Ces coûts induits peuvent être importants et doivent être pris en considération en amont.

 

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