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FAQs - Wie man ein Angebot einreicht

Wie bewerbe ich mich auf eine Öffentliche Ausschreibung?

 

In jeder Ausschreibung finden Sie die Kontaktdaten des Auftraggebers. Diesen sollten Sie fragen, ob spezielle Anträge nötig sind, wie Sie Ihr Angebot versenden sollen und so weiter. Sie finden diese Kontaktdaten normalerweise im ersten Paragraph der Ausschreibung.

 

Wie bekomme ich die Ausschreibungsunterlagen?

 

Die Ausschreibungssunterlagen sollten mit einer schriftlichen Anfrage beim Auftraggeber erfragt werden.

 

Was ist die Deadline, um ein Angebot einzureichen?

 

Alle Ausschreibungsverfahren haben eine Reihe von speziellen Deadlines, welche vom Auftraggeber und dem bietenden Unternehmen unbedingt beachtet werden müssen. Diese Deadlines sind genau festgelegt und bindend, um Komplikationen zu vermeiden. Bitte beachten Sie auch, dass die Deadline normalerweise den Zeitpunkt angibt, wann das Angebot beim Auftraggeber eingegangen sein muss und nicht das Datum des Poststempels. Darum sollten Sie die Überbringungsfrist mit einkalkulieren. Da Angebote als vertraulich angesehen werden, werden mit Fax versendete Angebote meist vom Auftraggeber nicht akzeptiert.

 

Welche Dokumente sollten wir unserem Angebot beilegen?

 

Der Auftraggeber kann Dokumente verlangen, welche Auskunft über die Rechtsform und über die wirtschaftlichen und technischen Kapazitäten des Bieters geben, um sicher zu gehen, dass der Bieter die erforderlichen Leistungen oder Produkte erbringen kann.

 

Persönliche Situation des Bieters

 

· Ein Auszug aus dem gerichtlichen Gutachten oder einem ähnlichen Dokument, welches beweist, dass das Unternehmen sich nicht in einem Liquidations- bzw. Insolvenzverfahren befindet

· Ein weiterer Auszug aus dem gerichtlichen Gutachten, welcher beweist, dass das Unternehmen wegen keinem Vergehen verklagt wurde, dass seine Professionalität in Frage stellt (z.B. Teilnahme in kriminellen Handlungen, Korruption, Betrug, Geldwäsche)

· Ein Dokument welches beweist, dass das Unternehmen alle Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß zahlt

 

Eignung, die geforderten Tätigkeiten professionell ausführen zu können

 

· Eintragung in ein Handelsregister oder ein Zertifikat, welches nach dem im Mitgliedsstaat geltenden Recht ausgegeben wurde

 

Finanzielle und wirtschaftliche Situation

 

Der Auftraggeber fragt im Normalfall nach folgenden Dokumenten:

· Dokument der Bank

· Die Bilanz oder einen Auszug aus der Bilanz für den Staat in welchem der Auftraggeber seinen Hauptsitz hat

· Ein Statement über den Umsatz des Unternehmens und über den Umsatz in der Sparte, welche die Ausschreibung betrifft. Es können auch andere Dokumente verlangt werden, welche Auskunft über die wirtschaftlichen und technischen Fähigkeiten des Unternehmens geben. In jedem Fall müssen diese dem Betreff der Ausschreibung angemessen sein und nicht diskriminierend.

 

Technische und/oder professionelle Fähigkeiten

 

· Jede Richtlinie enthält eine umfassende Liste von Dokumenten, welche der Auftraggeber anfordern darf. Diese hängt von der Art und dem Umfang des Auftrags ab.

 

In welcher Sprache muss ich mein Angebot abgeben?

 

Mit einigen Ausnahmen werden fast alle Ausschreibungen in den offiziellen EU-Sprachen abgefasst (der Originaltext in der Nationalsprache und übersetzte Zusammenfassungen). Nichtsdestotrotz sollten Sie bedenken, dass die Ausschreibungen in der Nationalsprache versandt werden, und Bieter müssen damit rechnen, ihr Angebot auch in dieser Sprache einzusenden. Dies ist vergleichbar mit privaten Geschäftsbeziehungen; möchten Sie ein Geschäft abschließen ist es von Vorteil, die Sprache des Partners zu beherrschen.

 

Kann ich mit dem Auftraggeber verhandeln?

 

Normalerweise nicht. Ausschreibungen sind ein sehr formelles Geschäft, welches kaum Flexibilität und Verhandlungsspielraum zulässt. Der Auftraggeber benennt was verlangt wird, ein Unternehmen bietet seine Leistung an, und nach der Zuschlagsfrist wird bekannt gegeben, welches Unternehmen den Zuschlag erhalten hat. Normalerweise sind die Details nicht verhandelbar, auch wenn Sie z.B. einen Vorschlag für eine effektivere Technologie oder Maschine machen. Sollten Sie aus irgendeinem Grund Vorschläge für Änderungen haben, welche von den Spezifizierungen der Ausschreibung abweichen, sollten Sie vorher genau kontrollieren, ob Ihnen dies erlaubt ist.

 

Ist mein Angebot rechtlich bindend?

 

Ja. Angebote, welche von Unternehmen im Zuge der Ausschreibung gemacht worden sind, sind rechtlich bindend. Wenn Sie ein Angebot abgeben und dieses angenommen wird, ist es nicht mehr möglich, das Angebot zurückzuziehen oder den Preis zu modifizieren. Ist eines der beiden nicht zu umgehen, muss normalerweise eine Strafe gezahlt werden. Deshalb ist es ratsam, sein Angebot vorher genau zu überdenken. Seien Sie besonders vorsichtig, dass Sie alle Preise vorkalkulieren, die bei der Kooperation mit eventuellen Partnern anfallen, dass Sie die erforderten Produkte in der Frist liefern können oder dass Sie ausreichend Arbeitskräfte (bei Bau- und Dienstleistungen) haben, um die Arbeit vor Ort zu erbringen.

 

Kann ich ein Angebot mit einem anderen Unternehmen zusammen abgeben?

 

Ja. Nach den Richtlinien für Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge ist es einer Gruppe von Unternehmen gestattet, ein gemeinsames Angebot abzugeben, auch wenn sie keine gemeinsame Rechtsform haben. Trotzdem kann von diesen Firmen, wenn sie den Zuschlag erhalten, verlangt werden, dass sie sich zu einer Rechtsform zusammenschließen, sollte dies für den Auftrag nötig sein. Es ist wichtig zu wissen, dass es keine Richtlinie der Europäischen Union gibt, welche europäische, wirtschaftliche Interessengruppen daran hindert, ein Angebot für eine Ausschreibung abzugeben (Ratsrichtlinie (EEC) Nu. 2137/85 vom 25. Juli 1985 zu europäischen, wirtschaftlichen Interessengruppen (EEIGs) OJ L 199, 31.07.1985). 1997 ratifizierte die Europäische Kommission eine Mitteilung mit dem Titel „ Teilnahme von europäischen, wirtschaftlichen Interessengruppen an öffentlichen Ausschreibungen und öffentlichen Förderprogrammen“ (COM(97) 434 final, of 9.9.1997) (OJ C 285, 20.09.1997). Diese Mitteilung beschreibt die Definition von europäischen, wirtschaftlichen Interessengruppen und in welcher Weise diese arbeiten, damit sicher gestellt ist, dass sie an öffentlichen Ausschreibungen und öffentlichen Förderprogrammen genau wie andere Firmen teilnehmen können.

 

Wenn ein Auftrag in mehrere Lose aufgeteilt ist, kann ich ein Angebot für nur ein Los abgeben?

 

Aufträge über dem Schwellenwert können in verschiedene Lose aufgeteilt werden, müssen aber trotzdem veröffentlicht werden. Solange der Auftraggeber es erlaubt, ist es möglich, Angebote für einzelne Lose abzugeben. Der Auftraggeber darf aber einen Auftrag nicht in so viele Lose zerteilen, dass ein einzelnes Los unter den Schwellenwert fällt und somit nicht mehr veröffentlicht werden muss. Diese Richtlinie ist sehr sinnvoll und hat einen großen Einfluss auf öffentliche Aufträge, nämlich dann, wenn verschiedene Liefer- und Dienstleistungsaufträge als Bauaufträge angesehen werden und den Schwellenwert von 5.000.000 € nicht erreichen. Dadurch müsste der Auftrag nicht mehr öffentlich ausgeschrieben werden. Ein Beispiel dafür wäre die Renovierung und Umwandlung eines Kohleterminals in ein Getreideterminal. Das komplette Auftragsvolumen ist kleiner als 5.000.000€. Das Baugewerbe hat ein Volumen von 1.900.000 € und die maschinelle Ausrüstung ein Volumen von 3.000.000 €. Man könnte denken, dass es sich hierbei um einen Bauauftrag handelt, welcher unter dem Schwellenwert liegt und damit nicht veröffentlicht werden müsste. Aber nach den Richtlinien der Europäischen Union ist dies ein Lieferauftrag, da das Volumen für die maschinelle Ausrüstung über dem des Bauauftrags liegt und somit den Schwellenwert für Lieferaufträge überschreitet.

 

Welche Kosten fallen an, wenn ich ein Angebot abgebe?

 

In den meisten Fällen kostet es nichts, ein Angebot abzugeben. Die Vergangenheit hat aber gezeigt, dass meist private Firmen die wirtschaftlichen Kosten vernachlässigen. Ein gültiges Angebot abzugeben (mit den nötigen Dokumenten etc.) zieht Kosten nach sich, nach welchen Sie abschätzen sollten, ob Sie auf die Ausschreibung bieten.

 

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